Đối với các công ty nước ngoài thì thông thường các mẫu đơn này được phát cho ứng viên nào đã qua lần phỏng vấn sơ bộ. Những ứng viên nào không qua sẽ không được phát mẫu đơn này. Có công ty yêu cầu ứng viên viết tại chỗ, có công ty yêu cầu ứng viên về nhà viết và nộp lại sau.
Tuy nhiên có công ty yêu cầu ứng viên viết tại chỗ và chờ phỏng vần sơ bộ ngay lúc đó. Các chuyên viên Hồng Kông của tập đòan New World Hotel quốc tế đã áp dụng phương cách này khi tuyển 100 cấp quản trị làm việc tại New World Hotel SaiGon năm 1994.
Có công ty lại kết hợp phỏng vấn, phân tách dữ kiện và coi tướng số hoặc chữ viết luôn một lúc. Có công ty lại áp dụng xét đơn sơ bộ ngay khi ứng viên mới nộp đơn xin việc – nghĩa là trước khi phỏng vấn sơ bộ. Họ nghiên cứu kỹ lý lịch, đơn xin việc kết hợp với phân tách chữ viết (graphology) và khoa tướng học (physiognomy). Rất nhiều nước trên thế giới chú trọng đến vấn đề này.
Tuy là một khoa học nhân văn được các nhà chuyên môn phân tách trong việc tuyển dụng ứng viên, nhưng sự phán đoán trên chữ ký và tướng mạo của ứng viên rất khó khăn và mơ hồ. Do đó người Pháp đều đồng ý rằng sự tuyển lựa theo phương pháp này chỉ có tính cách dự phỏng, tạm thời và sơ bộ, cần phải phối hợp với phương pháp phỏng vấn trực tiếp và phương pháp trắc nghiệm. Đối với Việt Nam thì các phương pháp này chưa được áp dụng vì chưa có ai thực sự có thâm niên trong việc nghiên cứu nhân tướng học và chữ ký.
Tuy nhiên việc lựa chọn sơ bộ dựa vào các đơn tuyển dụng như các công ty Pháp áp dụng có nhiều lợi điểm. Rất ít phí tổn, không đòi hỏi phải nhiều người lựa chọn hồ sơ xin việc, thời gian tương đối ngắn (trong vòng hai ba ngày), giảm thiểu một số ứng viên không đủ tiêu chuẩn và vì thế số người được phỏng vấn, trắc nghiệm và sưu tra lý lịch ít hơn và dĩ nhiên sẽ bớt tốn kém. Gạt ra ngoài phương pháp xem chữ ký và tướng mạo, chúng ta có thể sơ bộ nghiên cứu hai tiêu chuẩn sau đây: hình thức của đơn xin việc và nội dung của đơn xin việc.
Về hình thức của đơn xin việc bao gồm: trình bày sạch sẽ, rõ ràng, có lôgic, chữ viết, cách sử dụng từ, cách hành văn…chỉ nên áp dụng để tuyển lựa các nhân viên hành chánh hoặc nghiệp vụ nghiên cứu. Đối với các công nhân cơ khí hoặc tạo vụ khác thì kết quả có khi ngược lại. Nhiều người thợ làm giỏi nhưng khi viết lại chẳng ra gì. Cũng có người nói rất hùng biện lưu loát (chọn người bán hàng) nhưng viết văn lại không hay nếu không nói là dỡ.
Về nội dung của đơn xin tuyển dụng, ta có thể phân tách kỹ xem ứng viên nào đạt được mức độ tiêu chuẩn gần nhất với công việc mà ta muốn tuyển. Đó là các tiêu chuẩn trình độ học vấn, trình độ chuyên môn hay kỹ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác, giới tính, tình trạng gia đình, tình trạng nghĩa vụ quân sự và hạnh kiểm (ứng viên phải đính kèm các giấy khen và bằng khen…).
Sau khi duyệt xét chúng ta nên chia ra làm nhiều hạng hoặc thậm chí 3 hạng. Hạng A khá, tốt hoặc đủ điều kiện. Hạng B trung bình, nghi ngờ, có thể chấp nhận. Hạng C yếu kém, nên loại.
