Bạn làm việc từ 8g sáng nhưng đến mãi đến 6-7g tối vẫn đang loay hoay với đống giấy tờ? Tổng kết một ngày làm việc, bạn thấy mình chẳng làm được việc gì nên hồn? Thế là đã có vấn đề trong việc xử lý quỹ thời gian của bạn rồi đấy.
Giờ nào việc nấy
Ông Phan Quốc Việt, Tổng Giám đốc Gông ty Tâm Việt cho biết, 96% não của chúng ta chỉ tập trung nghĩ về quá khứ, tương lai và về người khác, 4% nghĩ về công việc. Ngồi vào bàn làm việc nhưng bạn lại nghĩ về con, áy náy về hành động tối qua hay lo lắng tương lai của mình sẽ như thế nào. Ngồi ở cơ quan nhưng lại nói chuyện ở nhà, và về nhà lại nói chuyện ở cơ quan là tình trạng chung của nhân viên văn phòng…
Khắc phục việc này, bạn phải gây áp lực cho chính mình bằng cách đặt giới hạn thời gian cho công việc cụ thể, áp lực đó phải trên khả năng của bạn, điều này buộc bạn phải tập trung vào công việc và giờ nào việc nấy.
Phải biết lựa chọn
Trước danh sách công việc, bạn luôn thấy việc nào cũng nên làm và từ đó cái gì bạn cũng làm, ai bạn cũng giúp. Lòng tử tế đã khiến bạn không làm việc gì đến nơi, đến chốn.
Thời gian có hạn, bạn không thể làm là nhiều việc một lúc. Do vậy bạn phải lựa chọn và đồng nghĩa với việc bạn phải nói không với một số người.
Để tránh được điều này, bạn ghi danh sách những công việc phải làm, cần làm và nên làm ngay từ đầu giờ sáng, kiểm tra vào cuối giờ trưa, sắp xếp lại danh sách công việc lần nữa để xem mình đã làm được việc gì và chưa làm được việc gì. Cuối ngày bạn kiểm tra lại và lên kế hoạch cho ngày mai.
Công việc đến tay đẩy đi ngay
Được giao bất cứ việc gì, bạn nên dành thời gian làm ngay phần việc cửa mình, và chuyển công việc còn lại cho người khác. Có như thế, bạn mới không bị dồn ứ công việc và không phải bận tâm suy nghĩ quá nhiều về những việc chưa hoàn thành. Đồng thời, không làm người khác mất thời gian theo bạn.
Hãy tưởng tượng, nếu việc đó bạn chỉ phải làm trong vòng 10 phút, nhưng bạn không làm ngay, thì những ngày sau, bạn phải dành ít nhất vài phút để lo lắng, suy nghĩ về việc đó. Nếu tính ra, não của bạn phải suy nghĩ về việc này, lo lắng về việc này còn dài hơn rất nhiều.
Biết xen kẽ việc lớn và việc nhỏ
Rất nhiều người đề ra thời gian làm một việc nào đó thường là một buổi hoặc một ngày. Và trong ngày hôm đó, họ ít khi làm được việc khác xen kẽ vào.
Ví dụ, trong khi chờ đợi đến lượt mình vào làm việc với sếp, bạn có thể tranh thủ làm được việc khác như gọi điện thoại, dọn dẹp bàn làm việc, đọc vài trang sách… hơn là ngồi không. Nếu biết sắp xếp, bạn có thể làm được nhiều việc nhỏ chen vào chỗ trống của các công việc lớn.
