Tùy chọn gửi email Exchange tới tệp PST đã không còn kể tử phiên bản Outlook 2013. Lý do là do hiện hộp thư Exchange đã có dung lượng lớn hơn và việc phát triển của các dịch vụ cloud. Việc này giúp làm giảm nhu cầu lưu trữ email vào file PST trên máy người dùng.
Tuy nhiên, bạn có thể vẫn muốn lưu trữ email vào file PST vì một vài lý do nào đó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Rule trong Outllook để lưu trữ email vào file PST
Rule cho email đến
Thay vì đặt nơi lưu trữ thư trong Account Setting như các phiên bản trước, bây giờ bạn phải cấu hình một Rule để gửi email Exchange tới tệp PST.
Đầu tiên bạn tạo một rule mới với các thông số như sau:
- Apply rule on message I receive
- through the specified account
- Nhấn vào specified rồi chọn tài khoản Exchange của bạn
- move it to the specified folder
- Nhấn vào specified để chọn folder lưu trữ trong file pst
Sau đó, đặt thư mục Inbox của tệp pst làm thư mục khởi động mặc định thông qua:
File-> Options-> Advanced-> Start Outlook in this folder
Rule cho email gửi đi
Để lưu trữ các email gửi đi của bạn trong một tệp pst, bạn cần cấu hình thêm Rule khác. Bạn tạo một rule mới với các thông số như sau:
- Apply rule on messages I sent
- through the specified account
- Nhấn vào specified và chọn tài khoản Exchange của bạn
- move a copy to the specified folder
- Nhấn vào specified rồi chọn folder lưu trữ email trong file pst
Quy tắc sẽ tạo một bản sao (chưa đọc) của thư đi trong thư mục mà bạn đã chọn. Thư mục Sent Item gốc vẫn sử dụng thư mục của tài khoản Exchange. Bạn có thể tắt tùy chọn lưu trữ thư đi vào thư mục Sent Item của tài khoản Exchange bằng cách;
- Truy cập File-> Options-> Mail-> Save messages, Bỏ chọn: Save copies of messages in Sent Items folder
Chú ý: Nếu bạn có nhiều tài khoản khác nhau, bạn sẽ cần tạo Rule cho từng tài khoản sau khi đã tắt tùy chọn này.
Thư mục Calendar, Contacts, Drafts và nhiều thư mục khác
Các rule đã tạo ở trên chỉ di chuyển thư trong Inbox và Sent Item. Nó sẽ không ảnh hưởng đến bất kỳ thư mục nào khác như Calendar, Contacts và Drafts ….
Nói chung, đây không phải là vấn đề lớn vì các thư mục này có kích thước tương đối nhỏ. Đối với chức năng Calendar, điều này thực sự tốt hơn vì những lý do sau;
- Nó sẽ vẫn cho phép người khác nhìn thấy bạn khi lên lịch một cuộc họp.
- Bạn vẫn có thể chia sẻ Calendar với người khác.
- Outlook có thể tự động xử lý các yêu cầu họp đến.
Nếu bạn muốn tải Calendar xuống tệp pst, bạn có thể sử dụng Auto Archive để thực hiện hoặc di chuyển nó một cách thủ công bằng cách: Di chuyển hoặc sao chép các mục Calendar của Outlook
