Thay vì nói không ngay lập tức, bạn nên học cách để nói có và trong mọi trường hợp, hãy cố gắng nói có trước đã. Sau đó, bạn có thể giải thích làm thế nào để điều người ta mong muốn trở thành hiện thực, phải thay đổi, bổ sung những gì hay phải chờ đợi để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Nhiều người ở vào vị trí quản lý, khách hàng hay đối tác thỉnh thoảng vẫn đặt ra cho chúng ta những vấn đề mà chúng ta hiểu đó là những ý tưởng tồi, hoàn toàn lãng phí thời gian. Tuy nhiên, thật không dễ dàng khi chúng ta muốn họ hiểu ra điều đó, tất cả cần phải có nghệ thuật.
Diana Booher, tác giả cuốn sách “Cách trình bày vấn đề hợp lý” đã đưa ra lời khuyên về cách xử lý một yêu cầu hơi “có vấn đề” như sau:
– Bắt đầu với thái độ tích cực
Hãy nhớ giữ cho ngôn ngữ cơ thể, ngữ điệu lời nói phù hợp, trong tầm kiểm soát và đưa ra một ý tưởng mới để hỗ trợ khách hàng hoặc người đối diện. Đừng vội chê bai hay tỏ thái độ tiêu cực, khiến người khác cảm thấy bạn đang là một “ideal killer” thực sự. Bạn nên điềm tĩnh, cho mình chút thời gian để nghiền ngẫm những gì người ta nói và tính xem có cách nào giải quyết vấn đề tối ưu.
Học cách nói “có”
Thay vì nói không ngay lập tức, bạn nên học cách để nói có và trong mọi trường hợp, hãy cố gắng nói có trước đã. Sau đó, bạn có thể giải thích làm thế nào để điều người ta mong muốn trở thành hiện thực, phải thay đổi, bổ sung những gì hay phải chờ đợi để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đừng vội vàng bốp chát ngay là điều này không thể được, điều kia chẳng thể xong, mà nên nhẹ nhàng nhận lời rồi giải thích cho hợp tình hợp lý.
– Giải thích
Đây là lúc cần chú ý đến cử chỉ, điệu bộ của bạn sao cho thật tự nhiên và chân tình. Giải thích cho người khác hiểu không nên chỉ đưa ra lý do, cũng không nên chỉ tập trung vào việc thiếu thời gian hoặc khả năng để thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Đôi khi, người ta có những yêu cầu không hợp lý bởi họ không nắm hết được số lượng công việc mà chỉ đi vào một số dự án mang tính tổng quan. Chỉ khi bắt tay vào cụ thể, họ mới thấy hết được công việc nhiều tới mức nào. Vì thế, giúp họ hiểu được các bước và thời gian, cách thức tham gia, nếu có, hãy cho người ta giải pháp để không ảnh hưởng đến công việc tổng thể.
– Cung cấp giải pháp thay thế
Đôi khi, người trong cuộc không thể thấy hết được vấn đề cũng như không có cách nhìn sáng suốt như người ngoài. Vì thế, bạn nên tập trung tìm ra những giải pháp giúp cho công việc của họ được xuôi chèo mát mái. Với việc hiểu rõ mục tiêu của đối tác, bạn sẽ đưa ra lựa chọn thay thế giúp cho chi phí hiệu quả hơn, kịp thời trong quản lý và giải quyết mọi việc. Bằng cách đưa ra những tùy chọn này, bạn cũng có thể được xem như là một nhân vật có uy tín đối cả trong và ngoài công ty.
– Kết thúc trong thiện chí
Dù ý kiến người ta đưa ra có nhiều vấn đề nhưng bạn vẫn nên cố gắng kết thúc buổi trò chuyện ấy với một thái độ tích cực, vạch ra cho họ thấy những gì bạn có thể làm được và các bước tiếp theo sẽ triển khai như thế nào. Nếu không có sự lựa chọn thay thế, hãy hẹn họ trong một buổi thảo luận ở tương lai gần, cho họ thấy rằng bạn sẵn sàng là một đối tác trong dự án sắp tới.
