Bất kỳ cuộc họp thành công nào cũng bắt đầu bằng việc vạch ra một kế hoạch hiệu quả.
Chắc chắn là bạn cần một cuộc họp
Tổ chức một cuộc họp thường rất tốn kém về mặt thời gian và công sức của những người tham dự. Vì thế, sau khi đã lên kế hoạch, bạn phải chắc chắn đây là phương thức thích hợp nhất để giải quyết các vấn đề hiện tại, nâng cao chu trình và hoàn thành mục tiêu đề ra. Trong một số trường hợp, bạn vẫn có thể hoàn thành tốt công việc bằng cách thảo luận qua e-mail hay thư yêu cầu… Ngoài ra, cuộc họp không phải được tổ chức vì sự thuận lợi của một cá nhân hay nhóm người nào đó.
Hoạch địch cuộc họp
Trước hết, hãy xác định liệu các nhân viên có cần một cuộc họp không. Sau đó, tìm ra những lợi ích, mục đích bạn mong đợi đạt được sau cuộc họp. Thiết lập các mục tiêu khả thi cho cuộc họp, đây chính là chiếc khung sườn để tạo nên một kế hoạch họp mặt hiệu quả.
Mục đích của cuộc họp sẽ quyết định nội dung trọng tâm, chương trình nghị sự và các thành viên tham dự.
Xác định thành phần nhân viên tham dự
Nếu cuộc họp là phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu của bạn, hãy tiến hành xác định các thành viên tham dự. Họ phải có mặt vào lúc diễn ra cuộc họp. Trong trường hợp, một trong số đó vì lý do không tham dự được bạn cũng không nên hoãn cuộc họp. Thay vào đó, vẫn giữ đúng kế hoạch tổ chức, chấp nhận sự vắng mặt của nhân vật này, nhưng những người ra quyết định phải có mặt trong buổi họp.
Phân bố công việc cần làm trước buổi họp
Bạn đã tham dự bao nhiêu cuộc họp trong đó khởi đầu bằng việc người chủ trì loay hoay tìm handout hay chiếu bài trình bày hay mọi người cứ chúi mũi đọc tài liệu và không để ý đến nội dung của cuộc họp, thật là khó chịu phải không? Bạn có thể ngăn ngừa tình huống này bằng cách phân bổ công việc cần làm trước buổi họp.
Những tài liệu như: các báo cáo, dữ liệu, đồ thị về thông tin cạnh tranh, sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong tháng, kế hoạch sản xuất, kịch bản Microsoft PowerPoint minh hoạ cho các điểm thảo luận quan trọng giúp cuộc họp thêm phần hiệu quả hay biên bản họp, ghi chú dự án liên quan… nên phân phát trước giờ họp để các thành viên tham dự có thể tham khảo và chuẩn bị sẵn sàng.
