“Cô tìm ngay văn bản đó cho tôi, cô biết cái đó quan trọng như thế nào rồi đấy. Sáng nay mà không tìm được thì viết sẵn tờ đơn nghỉ việc!”, nghe sếp quát tháo, Phương chỉ biết lầm lũi, lúng túng bới đống giấy tờ trên bàn.
Đồng nghiệp ai cũng tỏ ra ái ngại cho cô thư ký nổi tiếng bừa bộn của sếp. Cô gái bắt đầu lục tìm ngăn kéo, lôi ra nào thư tín, hồ sơ, văn phòng phẩm, vỏ hộp sữa đã uống hết, túi nilông đựng giấy gói xôi ăn từ sáng qua, hộp phấn, khăn ăn,…
Làm việc luôn tay như rôbốt nhưng kết quả thu được thường không khả quan. Thói không ngăn nắp là nguyên nhân chính khiến Phương rơi vào tình cảnh như vậy. Bất cứ sếp yêu cầu một loại giấy tờ gì, hợp đồng nào,… cô cũng phải mất chừng 10 phút để tìm kiếm. Đấy là còn may nếu tìm ra, có những trường hợp, giấy tờ rất quan trọng mà đến lúc cần đến lại không thấy đâu cả.
Phương thường bị sếp mắng, thấy công việc thật căng thẳng. Thực ra, khắc phục nhược điểm này không quá khó. Chỉ cần bỏ ra một chút thời gian sắp xếp lại đống lộn xộn ở bàn làm việc, phân loại giấy tờ, vứt những thứ không giá trị và loại bỏ những món đồ không liên qua đến công việc ra khỏi chỗ để tài liệu.
Nhưng Phương không làm được như thế, vốn tính cô quá cẩu thả, hơn nữa ở nhà, đến phòng cô mẹ cũng phải dọn giúp. Cô chưa từng biết dọn dẹp là gì.
Ngọc Trâm đang công tác tại công ty nước ngoài, luôn được cấp trên tin tưởng giao phó cho các công việc quan trọng. Ưu điểm của cô là nhanh nhẹn, làm việc có nguyên tắc và chính xác dù là chi tiết nhỏ nhất. Trâm tiết lộ bí quyết của mình: “Mỗi ngày, cuối giờ tôi luôn sắp xếp lại bàn làm việc của mình cho ngăn nắp chứ không đợi đến mai. Phân loại giấy tờ tuỳ theo mức độ của công việc, không chần chừ loại nhũng thứ không dùng nữa cho khỏi chật bàn làm việc và không mất thời gian xem xét lại. Các thứ văn phòng phẩm, được tôi xếp ở nơi dễ tìm, dễ lấy. Nhờ vậy kể cả lúc bận rộn nhất tôi vẫn luôn chủ động được trước công việc”.
Thành công trong công việc một phần nhờ vào năng lực của bạn, phần còn lại bắt đầu từ những điều rất nhỏ nhặt như thế. Đừng dán giấy ghi nhớ lung tung, không bạn sẽ cuống lên và rối mắt khi phải tìm những dòng ghi nhớ đó.
Để không bị lúng túng khi tìm tài liệu như Phương, bạn nên phân loại và sắp xếp chúng vào các file khác nhau tuỳ theo mức độ quan trọng và “chủ đề” của chúng. Bạn có thể phân loại file nhờ màu sắc và ghi chú ở gáy file.
Những loại giấy tờ thuộc dạng hồ sơ lưu, ít dùng đến, bạn nên phân loại cẩn thận rồi cất vào ngăn kéo hoặc tủ hồ sơ. Những giấy tờ thường xuyên dùng đến, bạn hãy để nơi thuận tiện, dễ lấy. Những thứ quan trọng, tất nhiên phải được cất kỹ vào ngăn tủ có khóa, và đừng để lẫn lộn với mớ giấy chuẩn bị cho vào thùng rác.
