Việc quản lý thời gian đối với ông chủ của các công ty/tập đoàn lớn là một việc hết sức quan trọng và cần thiết. Ai cũng hiểu, đứng đầu một công ty/tập đoàn lớn thì trách nhiệm vô cùng lớn lao, do đó công việc cũng rất nhiều, phải tham dự hết hội nghị này đến hội nghị khác, rồi gọi và nhận điện thoại, email… Thậm chí, giờ ăn cũng phải được thư ký lên lịch và nhắc nhở thường xuyên.
Tuy nhiên, theo một bài báo trên tạp chí Fortune của Mỹ về việc quản lý thời gian của các ông chủ lớn như CEO của tập đoàn điện tử khổng lồ HP, thì những vị sếp này dường như không “làm nô lệ cho thời gian” như những vị CEO khác, mà hiệu quả công việc của họ thì ai cũng phải kính phục. Vậy cách thức của họ là gì? Biết cách phân quyển ưu tiên cho các công việc quan trọng hơn.
1. Ông chủ của tập đoàn HP đã chia thời gian một ngày làm việc của mình như sau: 20% thời gian để tiếp khách hàng, 35% thời gian để tham gia các hội nghị, 10 % để nghe và gọi điện thoại, 5% để xem xét các văn bản giấy tờ. Thời gian còn lại, ông dành cho các mối quan hệ không liên quan đến công việc như tiếp các nhà báo, tham gia các cuộc chiêu đãi hoặc các buổi gặp mặt doanh nghiệp do tổng thống chủ trì… Đương nhiên, ông còn dành khoảng thời gian để xử lý các tình huống đột xuất xảy ra như việc gia đình hay bạn bè.
2. Lãnh đạo của một tập đoàn máy tính lớn ở Mỹ lại chia thời gian làm việc như sau: 2/3 thời gian trong năm không bao giờ có mặt ông ở công ty. Vậy ông đã chỉ đạo và giải quyết công việc của mình như thế nào? Câu trả lời là: Từ các nhân viên đặc biệt của mình.
Ông đã thuê một số CEO về hưu đảm nhận các công việc rất quan trọng. Sau đó, những vị CEO kỳ cựu này sẽ trực tiếp báo cáo kết quả công việc với ông. Mặc dù không trực tiếp làm việc với khách hàng nhưng ông vẫn nắm bắt rất rõ yêu cầu cũng như ý kiến của khách hàng đối với sản phẩm công ty mình. Thậm chí, với những hội nghị và hội thảo quan trọng khác, ông cũng cử nhân viên đi diễn thuyết thay. Chính vì cách quản lý độc đáo mà hiệu quả này, ngài chủ tịch của tập đoàn này đã có rất nhiều thời gian dành riêng cho bản thân.
3. Còn nhà lãnh đạo tập đoàn hàng không Đông Nam (Southeast Airlines) của Mỹ thì ủy thác thời gian cho một vị thư ký pháp luật công ty. Buổi sáng hàng ngày, trên mặt bàn làm việc của ông luôn có sẵn một bản danh sách những công việc cần làm trong ngày được người thư ký pháp luật tổng hợp. Bản danh sách đó luôn có hai cột, một cột điểm những công việc cần phải giải quyết ngay trong ngày, một cột điểm những công việc cần xem xét qua nhưng phải giải quyết xong trong sáng ngày mai. Và cách làm việc “độc đáo” này đã đem lại hiệu quả “thần kỳ”.
