Trong thời đại ngày nay, một nhóm có thể bao gồm các thành viên tản mát về mặt địa lý: người ở ngay toà nhà bên cạnh, người ở tỉnh này, tỉnh nọ, thậm chí có người ở nước ngoài. Đây là kết quả của sự linh hoạt trong việc hội tụ các tài năng. Tất nhiên, công việc của người trưởng nhóm cũng sẽ không hề đơn giản.
Các nhóm tản mát về mặt địa lý sẽ bị tổn hại từ việc thiếu hụt truyền thông và thiếu hiểu biết lẫn nhau hơn các nhóm hoạt động ở cùng một địa điểm. Xung đột sẽ khó xác định hơn và cũng mất nhiều thời gian hơn để giải quyết chúng, không kể còn khó khăn vì bất đồng văn hoá, ngôn ngữ… Khoảng cách có thể làm giảm sự hợp tác, và xây dựng sự tin cậy sẽ chậm hơn. Duy trì các vai trò và nhiệm vụ rõ ràng cũng phức tạp hơn.
Là trưởng một nhóm như vậy, bạn cần các chiến lượng để thành công. Bạn có thể đạt được mục tiêu của nhóm trong 10 cách:
1. Tập trung chú ý vào nền tảng cơ bản lúc khởi đầu: Có các mục tiêu và mong đợi về các thành viên nhóm. Đầu tư thời gian vào lúc bắt đầu dự án. Người lãnh đạo của nhóm rải rác này nên gặp mặt cá nhân với tất cả các thành viên nhóm để tạo ra sự thống nhất về nhiệm vụ của nhóm, mục tiêu, các kết quả mong đợi, vai trò, trách nhiệm, tiêu chuẩn ra quyết định, sự liên quan (ai, khi nào, như thế nào, bao nhiêu) và quy trình cho việc giải quyết các vấn đề và xung đột. Xem lại phạm vi hoạt động của việc phát triển nhóm để mọi người biết mong đợi những điều gì. Hãy rõ ràng để giảm việc truyền thông sai lệch.
2. Xây dựng sự tin cậy và quản lý xung đột: Thảo luận về cách nhóm sẽ xây dựng sự tin cậy. Đầu tư khoảng 20% thời gian vào việc hoà nhập trong các cuộc họp. Tập trung vào các nhiệm vụ.
3. Đưa ra các chương trình đào tạo đa văn hoá: Tăng hiểu biết về sự khác biệt văn hoá và tránh sự rập khuôn. Hạn chế việc truyền đạt nhầm lẫn bằng việc nói chậm và tránh các từ khó hiểu. Cú sốc về văn hoá là điều mà chúng ta có thể sẽ trải qua và bị tổn hại.
4. Cùng tạo ra văn hoá nhóm và tìm “cách thứ ba”: Xác định cách nhóm có thể làm việc với nhau. Nhắc mọi người nhớ rằng chỉ có một nhóm. Xác định cách nhóm sẽ làm mọi việc, thay vì ngầm định “cách chúng ta làm việc ở đây là…”.
5. Chắc chắn rằng nhóm có và biết cách để sử dụng công nghệ tốt nhất: Tất cả các thành viên có thể sử dụng các công nghệ mới hay không? Sử dụng các công nghệ để khuyến khích việc truyền thông không chính thức.
6. Thiết kế lại quy trình làm việc cho một môi trường toàn cầu: Vạch ra kế hoạch dự án và quy trình làm việc rõ ràng, sử dụng bảng, biểu. Tránh tạo ra “trụ sở” thành nơi quy tụ thông tin và quyền lực. Thoải thuận về thời gian hộp và chia sẻ gánh nặng về chỗ ăn chỗ ở.
7. Quản lý bằng các sự kiện quan trọng: Khuyến khích việc ra quyết định và các phương pháp cục bộ. Đồng ý rằng mọi người sẽ được đưa cho các cảnh báo lường trước về các khó khăn và nhận trách nhiệm cho việc giải quyết chúng. Tránh đổ lỗi và đừng đứng “chỉ tay năm ngón”.
8. Phát triển các thực tế lãnh đạo vững mạnh: Dù ít liên hệ thường xuyên và chính thức, người lãnh đạo nhóm có ảnh hưởng lớn trong những lần liên hệ này. Nhà lãnh đạo của một nhóm rải rác cần phải củng cố các thông điệp về nhóm bất cứ khi nào mọi người tham gia vào hoặc rời bỏ nhóm.
9. Chắt lọc và phổ biến việc học tập: Tiến hành rút kinh nghiệm sau khi mỗi sự kiện quan trọng được tiến hành. Làm một tuyên bố học tập cuối một dự án và trước khi nhóm giải tán.
10. Giữ sự hài hước: Rất khó để quản lý các nhóm rải rác. Họ đòi hỏi sự lãnh đạo, truyền thông, quản lý dự án và sự thích nghi. Các tổ chức mà đầu tư sẽ được bù đắp xứng đáng.
