Operation là gì? Nhiệm vụ và yêu cầu đối với bộ phận Operation

Bùi Mạnh

Operation là gì?

Bất kể doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, sản xuất, nhà hàng hay cung cấp dịch vụ thì việc quản lý, tổ chức các hoạt động chặt chẽ là điều bắt buộc. Tuy nhiên, mỗi hoạt động sẽ khác nhau tùy vào lĩnh vực kinh doanh và giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp. Operation đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp:

Các vị trí công việc phổ biến thuộc bộ phận Operation

Operation Executive

Operation Executive là một phần trong bộ phận Operation của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Vị trí này có nhiệm vụ chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy trình, chính sách của doanh nghiệp. 

Các nhiệm vụ của Operation Executive bao gồm: 

Product Operation Executive

Product Operation Executive là vị trí phụ trách thực hiện các hoạt động liên quan đến sản phẩm, từ khởi tạo, triển khai đến quản lý trong suốt vòng đời sản phẩm.

Một số nhiệm vụ chính của vị trí này bao gồm:

E-commerce Operations Executive

E-commerce Operations Executive là vị trí phụ trách quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của công ty.

Operation Manager

Operation Manager là vị trí quản lý Bộ phận Operation có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức. Các công việc của Operation Manager bao gồm:

Operation Support

Operation support là vị trí đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và duy trì hoạt động của một tổ chức, công ty hoặc hệ thống. Thường thực hiện các nhiệm vụ sau:

Vị trí Operation Support yêu cầu kiến thức về công nghệ, quy trình hoạt động của tổ chức, đòi hỏi khả năng làm việc độc lập, quản lý thời gian và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả để đảm bảo sự liên tục và thành công của hoạt động tổ chức.

Các nhiệm vụ chính của bộ phận Operation

Xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh

Bộ phận Operation có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp cũng như các chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho doanh nghiệp. Họ phải đảm bảo các kế hoạch này phù hợp với mục tiêu, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn khác nhau.

Bên cạnh việc xây dựng các kế hoạch, Operation còn có nhiệm vụ triển khai các kế hoạch, chiến lược đã được thông qua cấp trên. Bộ phận này cần giám sát, chỉ đạo quá trình thực hiện cũng như việc đánh giá hiệu quả nhằm có giải pháp kịp thời để khắc phục nếu kế hoạch không đạt mục tiêu đã đề ra.

Triển khai kế hoạch phát triển thị trường, tiếp thị sản phẩm

Bộ phận Operation cần đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị sản phẩm, phát triển thị trường để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, họ cần đưa ra đề xuất về việc mở rộng thị trường hoặc phát triển sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Bên cạnh đó, việc tương tác với khách hàng để thu thập phản hồi về sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, từ đó cải tiến lại hoạt động sản xuất và dịch vụ cũng là hoạt động cần thiết trong việc thực hiện nhiệm vụ này.

Thực hiện các chính sách đào tạo đội ngũ nhân sự

Nguồn nhân lực được xem là tài sản quý giá trong tổ chức, một doanh nghiệp muốn phát triển và tăng trưởng bền vững, việc thực hiện các chính sách đào tạo đội ngũ nhân sự là không thể thiếu.

Để thực hiện nhiệm vụ này, Operation cần đề xuất và tham gia xây dựng kế hoạch đào tạo, xác định những kỹ năng và kiến thức mà nhân viên hiện tại cần phải cải thiện hoặc phát triển để có thể đáp ứng được nhu cầu công việc

Thực tế, Operation cần thực hiện nhiệm vụ hơn nữa, tùy vào tình hình hoạt động và chỉ thị từ cấp trên. Do đó, vị trí này cũng đòi hỏi sự linh hoạt và thích ứng nhanh với các tình huống khẩn cấp, đảm bảo mọi hoạt động và quá trình vận hành được diễn ra suôn sẻ.

>> Tham khảo khóa học: Kỹ năng đào tạo và huấn luyện nhân viên

Nhiệm vụ của bộ phận Operation trong các lĩnh vực khác nhau 

Lĩnh vực bán lẻ

Mục tiêu của các doanh nghiệp bán lẻ là dự trữ đủ các mặt hàng mà khách hàng muốn với mức giá phù hợp với khả năng chi trả của họ. Do đó, nhiệm vụ của Operation trong lĩnh vực bán lẻ là quản lý số lượng hàng tồn kho một cách tối ưu.

Bằng cách xem lại số lượng hàng hóa bán ra từ các đợt trước, mặt hàng nào bán chạy và mặt hàng nào không được ưa chuộng, thương lượng giá tốt hơn hoặc các điều khoản mua hàng tốt hơn từ nhà cung cấp để tăng lợi nhuận.

Lĩnh vực sản xuất

Đối với lĩnh vực sản xuất, quan trọng nhất là phải có nhiều ý tưởng sáng tạo trong việc đổi mới sản phẩm. Bộ phận Operation có trách nhiệm xem xét cách nhập hàng, lưu trữ, cách thức sản xuất hay vận chuyển hiệu quả.

Bộ phận Operation cần trả lời cho những vấn đề như:

Lĩnh vực dịch vụ

Các công ty dịch vụ có thể chia bộ phận Operation thành hai nhóm chính: Một nhóm phụ trách về khách hàng và một nhóm phụ trách các vấn đề liên quan đến kinh doanh.

Operation cần trả lời cho các vấn đề như:

Lĩnh vực nhà hàng

Lĩnh vực nhà hàng thậm chí gặp nhiều vấn đề về hàng tồn kho hơn so với lĩnh vực bán lẻ, bởi vì các thực phẩm là mặt hàng dễ bị hư hỏng, khó bảo quản. Trong lĩnh vực nhà hàng, các hoạt động không chỉ tập trung vào sản phẩm mà còn liên quan đến quá trình thu mua, chuẩn bị thực phẩm, đồ uống. Đồng thời cần đảm bảo dịch vụ và trải nghiệm khách hàng tốt.

Bộ phận Operation cần tìm cách để hợp lý hóa các hoạt động, bao gồm việc ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp, đảm bảo độ tươi ngon của thực phẩm, đồng thời đào tạo, hướng dẫn cho đội ngũ nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp.

So sánh giữa bộ phận Operation và bộ phận BackOffice

Yếu tố so sánh

Bộ phận Operation

Backoffice

Vị trí

Trực tiếp tham gia vào hoạt động vận hành cốt lõi

Hỗ trợ và xử lý các hoạt động hậu trường

Nhiệm vụ

Quản lý sản xuất, cung ứng, dịch vụ khách hàng

Quản lý tài chính, nhân sự, hành chính, hỗ trợ công nghệ

Hoạt động

Vận hành sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ

Hỗ trợ quản lý tài chính, quản lý nhân sự, hành chính

Trọng tâm

Hoạt động hàng ngày và trực tiếp với khách hàng

Hoạt động nội bộ, hỗ trợ cho các bộ phận khác

Đặc điểm

Tập trung vào quy trình và hiệu suất sản xuất

Tập trung vào hỗ trợ và quản lý nội bộ

Tác động lên khách hàng

Có tác động trực tiếp lên khách hàng

Có tác động gián tiếp thông qua hỗ trợ nội bộ

Loại công việc

Công việc liên quan đến vận hành và sản xuất

Công việc hỗ trợ như quản lý tài chính, nhân sự, hành chính

Tầm nhìn và mục tiêu

Tập trung vào hoạt động hàng ngày và vận hành cốt lõi

Tập trung vào hỗ trợ và quản lý nội bộ

Liên kết với bộ phận khác

Liên kết chặt chẽ với Marketing, Kinh doanh, Dịch vụ khách hàng

Liên kết chủ yếu với Kế toán, Nhân sự, IT

Yêu cầu cần có của bộ phận Operation

Các kỹ năng cần trang bị

Kỹ năng giao tiếp

Bộ phận Operation cần có kỹ năng giao tiếp tốt để dễ dàng liên lạc và làm việc với các bộ phận khác trong công ty, đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. Các nhân viên Operation thường phải thông báo về kế hoạch sản xuất, tình trạng đơn hàng, lập lịch giao hàng, giải quyết các vấn đề liên quan đến sản xuất và vận hành.

Do đó, kỹ năng giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận sẽ giúp đảm bảo sự liên thông và tăng cường sự đồng bộ trong quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ của công ty.

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch giúp mỗi người thực hiện công việc hiệu quả và khoa học hơn, đồng thời không bỏ sót các đầu việc quan trọng.

Mỗi nhân viên trong bộ phận Operation cần phải có khả năng lập kế hoạch cho quy trình sản xuất, vận chuyển và lưu trữ hàng hóa, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và thị trường.

Đôi với vị trí quản lý thì kỹ năng lập kế hoạch lại càng quan trọng hơn, họ có nhiệm vụ hoạch định chiến lược, lập kế hoạch làm việc cụ thể nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Kỹ năng làm việc nhóm

Các hoạt động trong bộ phận Operation thường liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức. Do đó, bộ phận này phải có khả năng làm việc và trao đổi thông tin với các bộ phận khác một cách hiệu quả. Trang bị tốt kỹ năng làm việc nhóm có thể đảm bảo công việc được thực hiện và hoàn thành đúng tiến độ.

Giải quyết vấn đề

Các nhân viên trong bộ phận Operation thường phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau trong quá trình thực hiện các hoạt động sản xuất và vận hành. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp họ ứng phó linh hoạt với nhiều tình huống. 

Đồng thời, kỹ năng này cũng giúp cho các nhân viên trong bộ phận Operation có khả năng phát hiện và ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Nhờ đó có thể cải thiện quy trình sản xuất, tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm.

Chuyên môn

Với bộ phận Operation, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bằng cấp và trình độ chuyên môn khác nhau, tùy thuộc vào vị trí ứng tuyển. Mặc dù bằng cấp không phải là yếu tố quyết định, tuy nhiên với môi trường cạnh tranh như hiện nay, bằng cấp vẫn là nền tảng cần thiết giúp các ứng viên được ưu tiên hơn.

Chuyên môn liên quan đến chuỗi cung ứng, sản xuất, quản lý dự án, kiểm soát chất lượng, dịch vụ,… là rất cần thiết đối với bộ phận Operation. Chỉ khi bộ phận Operation hoạt động hiệu quả mới có thể đảm bảo sự vận hành trơn tru của doanh nghiệp, từ đó đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và thị trường.

>> Tham khảo: chương trình Đào tạo Quản trị tại Học Viện Quản Lý saotuvi.com

Kinh nghiệm

Kinh nghiệm là nền tảng cần thiết đối với bất kỳ một công việc nào. Đối với vị trí cấp quản lý bộ phận Operation, các nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có từ 4 – 5 năm kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về công việc vận hành cũng như quản lý nhân sự. 

Còn đối với nhân viên, nhà tuyển dụng có thể chỉ cần những người có hiểu biết và đam mê với công việc này, họ có thể sẽ được đào tạo và hướng dẫn chi tiết hơn về công việc.

Bộ phận Operation được vận hành tốt góp phần rất lớn vào sự thành công của một doanh nghiệp. Họ có thể giúp công ty giám sát các hoạt động kinh doanh hàng ngày và xác định các sản phẩm/ dịch vụ có tiềm năng phát triển, đảm bảo hoạt động sản xuất được thực hiện hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp..

Exit mobile version