Một trong những chìa khoá quan trọng dẫn tới thành công trong công việc là giao tiếp tốt. Đó là điều không thể phủ nhận. Thực tế, bản thân việc hiểu biết cách thức duy trì thông tin liên lạc với người khác cũng là một nghệ thuật. Và nghệ thuật đó, nhất thiết phải học và rèn mới có.
Nghệ thuật ấy là gì? Làm sao để học, để rèn? Những chỉ dẫn sau hy vọng sẽ giúp bạn:
1. Không lạm dụng email
Email không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất của bạn. Trong nhiều trường hợp, phải có những cuộc gặp gỡ và tiếp xúc trực tiếp mới có thể giải quyết được vấn đề thoả đáng. Đặc biệt, nếu có những trao đổi cần riêng tư và hết sức nhạy cảm như bàn về những vấn đề nghiệp vụ của nhân viên trong công ty, thì email là giải pháp nên chọn cuối cùng.
2. Nên dùng điện thoại nếu cần thuyết phục
Trong trường hợp bạn cần phải thuyết phục ai đó và bảo vệ ý kiến của mình, cho người khác thấy rõ quan điểm của bạn, cách tốt nhất nếu không thể gặp trực tiếp là gọi điện thoại. Đôi khi quan điểm của người gửi đã bị “thất lạc” khi bạn sử dụng email và do đó hiệu quả thuyết phục của bạn cũng bị mất đi.
3. Đừng ngại thừa thông tin
Đôi khi vì ngại đưa ra quá nhiều thông tin, bạn lại giảm bớt, cắt bớt những thông tin mà bạn cho là “thừa”. Thực tế thừa còn hơn thiếu. Và sẽ thật tệ hại nếu như sếp của bạn nhận được thông tin cần thiết từ những người khác ngoài nhóm của bạn chứ không phải từ bạn.
4. Cập nhật thông tin cho nhóm
|
Đừng ngại đưa ra quá nhiều thông tin, hãy báo cáo đầy đủ với sếp, tránh tình huống đáng tiếc… |
Bạn nhất thiết phải luôn luôn cập nhật những thông tin cần thiết, những hoạt động quan trọng, chiến lược và mục tiêu trong các giai đoạn cho từng thành viên. Nếu bạn làm thế, bạn cũng sẽ nhận được sự đối xử tương tự từ các đồng nghiệp của mình.
5. Duy trì quan hệ
Để có thể duy trì và cập nhật cũng như tạo thói quen cho các thành viên trong nhóm, bạn nên tổ chức các buổi gặp mặt thường xuyên, định kỳ trong đó thường xuyên đốc thúc tiến độ công việc để mọi người có ý thức hơn về trách nhiệm của mình đồng thời tạo sự gắn kết mạnh mẽ trong nhóm. Ở vài ngành, chẳng hạn như truyền hình, người ta có thể bố trí các cuộc gặp này vài lần mỗi ngày. Trong khi ở đa số các ngành khác, có khi cả tháng mới cần một cuộc gặp như thế này.
6. Nhận phản hồi
Sẽ rất cần thiết cho bạn nhận phản hồi từ người khác về kỹ năng giao tiếp của bạn. Bạn tốt chỗ nào, dở chỗ nào và cần khắc phục ngay chỗ nào. Nếu như bạn thấy mình cần phải phát triển kỹ năng thuyết trình thì những người khác sẽ là khán giả rất tốt cho bạn.
