Flowchart là gì? Lợi ích và cách vẽ Flowchart trong doanh nghiệp

Tony Bui

Flowchart là gì?

Với một lưu đồ chuẩn, bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng hiểu rõ cách thức thực hiện của một quy trình cụ thể, bất kể có tham gia trực tiếp hay không. Flowchart không chỉ giúp đơn giản hóa việc mô tả các quy trình mà còn làm cho thông tin trở nên dễ tiếp cận hơn đối với những người không quen thuộc với nội dung. Nhờ tính trực quan và dễ sử dụng, Flowchart đã trở thành công cụ quan trọng trong nhiều lĩnh vực như quản lý dự án, phát triển phần mềm, sản xuất và dịch vụ khách hàng, góp phần nâng cao hiệu quả và sự phối hợp trong công việc.


Flowchart là sơ đồ giúp mô tả trực quan các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp, sản xuất, kinh doanh

Lợi ích của Flowchart với doanh nghiệp


Flowchart giúp mọi nhân viên đều hiểu rõ công việc, vị trí và quy trình làm việc của mình

Doanh nghiệp nên sử dụng Flowchart khi nào?

Một số tình huống mà người quản lý doanh nghiệp nên sử dụng và vẽ các lưu đồ Flowchart:

Các quy tắc khi vẽ Flowchart

Flowchart sử dụng các ký hiệu hình học để biểu diễn các bước trong một quy trình. Để tạo ra một lưu đồ hiệu quả, cần tuân thủ một số quy tắc và ký hiệu cơ bản sau đây:

  1. Quy tắc 1: Đảm bảo sự nhất quán của các thành phần
  2. Quy tắc 2: Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học
  3. Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ

Quy tắc 1: Đảm bảo sự nhất quán của các thành phần

Để Flowchart trở nên dễ hiểu và hiệu quả, tất cả các ký hiệu và thành phần cần phải nhất quán trong cách sử dụng. Điều này có nghĩa là:

Quy tắc 2: Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học

Luồng dữ liệu trong Flowchart cần phải được sắp xếp một cách logic và khoa học. Điều này bao gồm:

Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ

Khi có các bước hoặc quyết định trong quy trình mà có thể dẫn đến việc quay lại một bước trước đó, dòng trả về cần được đặt một cách rõ ràng:


Các ký hiệu cần nắm rõ khi vẽ Flowchart

Các bước vẽ Flowchart

Việc vẽ Flowchart là một quá trình cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phân tích chi tiết. Dưới đây là các bước cụ thể để tạo ra một lưu đồ hiệu quả:

Bước 1: Phân tích và xác định nhu cầu

Phân tích nhu cầu là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình vẽ Flowchart. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc tạo ra lưu đồ bằng cách đặt ra các câu hỏi như:

Bước 2: Liệt kê đầu vào, đầu ra của quy trình

Một quy trình luôn bắt đầu và kết thúc với những điểm cụ thể. Việc xác định rõ ràng hai bước này không chỉ giúp làm rõ phạm vi của lưu đồ mà còn đặt nền móng cho việc phân tích và cải tiến quy trình. Đầu vào và đầu ra của quy trình có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hãy bắt đầu với việc xác định bước đầu tiên – những yếu tố khởi động quy trình, và bước cuối cùng – kết quả cần đạt được.

Ví dụ, đối với quy trình đặt hàng trong doanh nghiệp, đầu vào có thể là yêu cầu đặt hàng của khách hàng, và đầu ra là hợp đồng được ký kết hoặc việc thanh toán trước. Đây là những điểm mấu chốt trong quy trình mà bất kỳ ai trong tổ chức cũng cần hiểu rõ. Nhưng không dừng lại ở đó, đôi khi đầu ra của một quy trình có thể trở thành đầu vào của một quy trình khác. Chẳng hạn, sau khi khách hàng ký hợp đồng, quy trình sẽ chuyển sang lên mẫu thiết kế, nơi đầu vào là yêu cầu của khách hàng và đầu ra là mẫu thiết kế hoàn chỉnh.

Để đảm bảo sự chính xác, doanh nghiệp cần tìm hiểu các tài liệu liên quan đến quy trình và trao đổi với những nhân viên đang trực tiếp thực hiện nó. Thậm chí, nếu có thể, hãy tự mình tham gia vào quy trình để hiểu rõ hơn từng bước. Đồng thời, đừng quên sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, từ bước đầu vào đến đầu ra cuối cùng. Bản mô tả hoàn chỉnh không chỉ giúp bạn hiểu quy trình mà còn cung cấp cơ sở vững chắc để tạo ra một Flowchart chi tiết, rõ ràng.

Bước 3: Xác định những đối tượng tham gia

Trong bước này, doanh nghiệp cần nhận diện những cá nhân, bộ phận hoặc hệ thống có liên quan đến quy trình để đảm bảo rằng Flowchart phản ánh đúng thực tế của quy trình.

Bước 4: Phân loại các bước theo kí hiệu và vẽ

Khi đã có đầy đủ thông tin, cần tiến hành phân loại các bước trong quy trình theo các ký hiệu chuẩn của Flowchart:

Bước 5: Kiểm tra và chuốt lại lưu đồ

Sau khi hoàn thành việc vẽ Flowchart, bước cuối cùng là kiểm tra và điều chỉnh lưu đồ:


Doanh nghiệp cần phân tích và xác định nhu cầu trước khi vẽ Flowchart

Các cách vẽ Flowchart phổ biến

Flowchart có thể được tạo ra bằng nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và mức độ phức tạp của quy trình mà bạn muốn biểu diễn. Dưới đây là hai cách phổ biến nhất để vẽ Flowchart: vẽ tay và sử dụng phần mềm.

Cách 1: Vẽ tay

Vẽ Flowchart bằng tay là một phương pháp đơn giản, không cần công cụ phức tạp. Người dùng có thể sử dụng giấy và bút để phác thảo sơ đồ quy trình ngay lập tức, từ những ý tưởng sơ bộ cho đến những quy trình cơ bản.

Cách 2: Sử dụng phần mềm

Sử dụng phần mềm để vẽ Flowchart là cách tiếp cận hiện đại và chuyên nghiệp hơn, giúp tạo ra các sơ đồ quy trình chính xác và dễ dàng chỉnh sửa. Có nhiều phần mềm chuyên dụng cho việc vẽ sơ đồ như Microsoft Visio, Lucidchart, Draw.io và các công cụ khác.

Lưu ý khi vẽ biểu đồ Flowchart

Khi vẽ biểu đồ Flowchart, việc tuân thủ các nguyên tắc và lưu ý nhất định sẽ giúp sơ đồ trở nên rõ ràng, dễ hiểu và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

Thông qua việc sử dụng các biểu tượng đơn giản, Flowchart giúp người xem nắm bắt được toàn bộ quy trình và mối quan hệ giữa các bước một cách nhanh chóng. Đồng thời, thuận lợi hơn trong việc lập kế hoạch, kiểm soát quy trình, xác định và cải tiến những điểm nghẽn hay bất hợp lý trong công việc. Đặc biệt, các nhà quản lý, kỹ sư hay toàn bộ nhân viên có thể nâng cao hiệu quả làm việc và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, nhất quán.

Exit mobile version