Danh thiếp cũng giống như lý lịch trích chéo của một người, khi bạn trao danh thiếp cho một ai đó, nghĩa là bạn muốn cho họ biết rằng bạn là ai, bạn đang ở đâu và làm cách nào để liên lạc lại được với bạn. Do đó, biết nắm bắt đúng thời điểm nên đưa ra danh thiếp sẽ khiến cho chúng phát huy được hiệu quả tốt nhất.
Khi chúng ta mới tham gia vào một công việc nào đó, thì thiết kế và in danh thiếp là một trong những việc đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp thiết kế tinh xảo sẽ khiến cho ấn tượng của người khác về bạn sẽ sâu sắc hơn rất nhiều.
Nhưng việc đưa danh thiếp đúng lúc và đúng khung cảnh lại là một học thuật mà không hẳn người nào cũng nắm được.
Nếu như bạn muốn nắm bắt đúng thời điểm nên đưa ra danh thiếp, khiến cho việc trao danh thiếp đạt được hiệu quả tốt nhất, bắt buộc bản phải chú ý các điểm sau đây:
Khi bạn có cuộc gặp gỡ với người quản lý tuổi tác đã tương đối cao, trừ khi đối phương yêu cầu bạn trao danh thiếp của mình cho họ, bạn mới đưa danh thiếp ra, tuyệt đối không nên chủ động đưa danh thiếp khi họ chưa có nhã ý muốn nhận.
Đối với những người xa lạ hoặc những người ngẫu nhiên gặp gỡ, không nên mới bắt đầu vào câu chuyện đã sớm lôi danh thiếp ra. Hành động vốn theo thói quen này một mặt sẽ khiến cho họ cảm thấy bị làm phiền, mặt khác sẽ khiến cho họ cảm thấy như bạn đang muốn “tự quảng cáo bản thân”.
Không nên tuỳ tiện phát danh thiếp của mình cho một nhóm toàn những người xa lạ, vì như vậy sẽ khiến cho họ cảm giác rằng bạn đang muốn chào hàng cho một món đồ nào đó, họ có thể sẽ xem thường việc nhận danh thiếp của bạn. Trong hoạt động thương mại, bạn càng cần phải chú ý việc lựa chọn người để trao danh thiếp, có như vậy mới không khiến cho người khác cho rằng bạn đang tuyên truyền, và lôi kéo khách hàng cho công ty mình.
Khi bạn đang đứng trong một nhóm người đều là những người hiểu biết rất ít về nhau, tốt nhất bạn nên đợi người khác đưa danh thiếp ra trước, rồi bạn mới trao lại danh thiếp cho họ. Khi trao danh thiếp người ta thường trao vào lúc vừa mới gặp nhau hoặc trước khi chào tạm biệt ra về, nhưng trong trường hợp bạn chuẩn bị phát biểu trước những người chưa hiểu nhiều về bạn, thì bạn nên phát danh thiếp cho những người xung quanh trước khi phát biểu, điều đó sẽ giúp cho họ hiểu rõ hơn bạn là ai.
Nếu tham gia vào các hoạt động như các buổi tiệc trọng đại, bạn phải nhớ rõ nên mang danh thiếp theo bên mình. Cho dù bạn tham dự vào một buổi yến tiệc do cá nhân tổ chức hoặc các buổi tiệc mang tính chất làm ăn (ví dụ mời cơm khách hàng, tham dự tiệc công ty…), thì bạn phải chú ý không nên đưa danh thiếp khi đang dùng cơm. Các buổi yến tiệc đó là những hoạt động không mang tính thương vụ, và chỉ là cơ hội để cho các đồng nghiệp giao tiếp gặp gỡ nhau mà thôi.
Nếu như đưa một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì tốt nhất là không đưa. Bạn nên thu gọn danh thiếp, để ngay ngắn chỉnh tề và có thứ tự trong sổ kẹp danh thiếp, trong hộp hoặc trong túi, tránh cho danh thiếp bị rách, hỏng. Những danh thiếp đã cũ và không lành lặn thì nên vứt đi.
