Chẳng ai thích tham dự một buổi họp dài lê thê, nhàm chán và không có mục đích chính. Chính vì thế, tổ chức một cuộc họp sao cho hiệu quả và thu hút mọi người là điều rất quan trọng.
Hãy tham khảo những bí quyết sau để biến cuộc họp nhàm chán trở nên thực sự hứng khởi hơn.
1. Tìm hiểu đối tượng tham gia
Trước hết, bạn phải xác định ai sẽ được mời đến dự cuộc họp, họ nằm trong nhóm đối tượng nào: doanh nhân, khách hàng, đồng nghiệp… Nắm vững nhóm đối tượng tham gia sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt trong việc tạo bầu không khí ngay khi bắt đầu và thiết lập cuộc họp hiệu quả.
2. Xác định mục đích
Trước mọi cuộc họp, bạn phải xác định rõ mục đích quan trọng nhất của cuộc họp, kết quả cuối cùng cần phải có sau cuộc họp là gì. Đó là cuộc họp cho một sáng kiến, sáng tạo mới, một sản phẩm mới ra đời hay ý tưởng cho một dịch vụ mới…
3. Viết một bản dự thảo
Bạn nên ghi chú chi tiết những vấn đề quan trọng, những người cần phải liên hệ và trật tự của sự kiện, các vấn đề thảo luận và dự tính hành động. Ngoài ra, một bản dự thảo chi tiết sẽ rất cần thiết cho những khách mời tham gia cuộc họp, giúp họ có cái nhìn sơ khởi về các vấn đề cần được bàn thảo, đảm bảo cho các cuộc thảo luận rõ ràng về mục đích.
4. Tạo không khí xây dựng
Trước cuộc họp, nên gửi một bản dự thảo cho các thành viên tham gia và khuyến khích họ đặt câu hỏi trước. Hãy tạo cho họ không khí xây dựng như chính họ tham gia xây dựng cuộc họp này.
5. Đi thẳng vào vấn đề
Nên bắt đầu cuộc họp ngay lập tức và hãy cho mọi người thấy vai trò lãnh đạo mạnh mẽ của mình. Khéo léo hướng những vấn đề thảo luận đi thẳng vào việc chính. Giữ cuộc họp theo đúng lịch trình đã thảo sẵn, nhanh chóng đánh dấu và ghi chú các câu hỏi đáng quan tâm.
6. Phân chia thời gian rõ ràng
Hãy có một bảng lịch trình thời gian rõ ràng để giữ cho cuộc họp đi đúng quỹ đạo. Ví dụ như nếu có ba ý chính cần phải thảo luận trong cuộc họp, hãy dành cho mỗi ý chính 20 phút để thảo luận. Cố gắng dành ra 5 phút cuối cùng để nhắc nhở mọi người và tóm tắt lại các ý kiến thảo luận trước khi kết thúc buổi họp. Thống nhất các ý kiến thảo luận và ghi chú những điều cần lưu ý phải làm hoặc những người cần gặp gỡ sau khi kết thúc buổi họp.
7. Tổng kết, ghi chép
Tóm tắt những điểm trọng điểm trước khi kết thúc buổi họp. Ghi chép lại tất cả những ý kiến đồng ý hay phản đối, những thông tin thêm về vấn đề cần phải tiếp tục nghiên cứu, thu thập, những thông tin về lịch làm việc và những nơi cần liên lạc. Hẹn lịch làm việc tiếp theo cho mọi người để mọi người có thể chuẩn bị thêm, ví dụ như tìm hiểu thêm thông tin, nghiên cứu kỹ lại vấn đề hoặc xem xét các đề nghị, thảo luận sâu hơn. Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ và nhớ cám ơn mọi người vì đã có mặt trong cuộc họp!
