Bạn đã trằn trọc bao đêm nhằm tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công việc. Và… Euréka! Phát hiện ra rồi. Bạn chỉ muốn chạy đến và trình bày ngay với sếp sáng kiến của mình.
Nhưng hãy cẩn thận, ý tưởng của bạn chưa chắc đã được tiếp nhận nếu bạn chưa chuẩn bị kỹ càng.
Trước tiên, bạn luôn ghi nhớ một điều, đừng phung phí thời gian của sếp với mọi ý tưởng bạn vừa nghĩ ra vì thời gian đó rất quý báu. Hãy ghi tất cả những ý tưởng đã được định hình rõ ràng lẫn chưa rõ ràng ra giấy. Cân nhắc lựa chọn ý tưởng tối ưu và đầu tư cho ý tưởng đó.
Sau đó, bạn cần trình bày một dàn ý rõ ràng về ý tưởng của mình ra giấy dưới dạng ghi nhớ (memo) nhằm gởi lại cho sếp sau khi kết thúc buổi trao đổi. Thường thì sếp luôn hứa: “Tôi sẽ xem xét ý kiến của anh/chị về vấn đề này”. Một văn bản ghi cụ thể để giúp sếp dễ nhớ đến ý tưởng của bạn sau này.
Trong bài viết của bạn, đừng quên đặt những lợi ích mang lại từ ý tưởng của bạn (được minh hoạ bằng những con số cụ thể) lên đầu bài. Một ví dụ, bạn mở đầu như thế này: “Chúng ta có thể nhìn thấy chi phí sẽ được cắt giảm vào năm tới nếu thực hiện các biện pháp này” sẽ không thuyết phục bằng: “Thực hiện các biện pháp này, chúng ta có thể cắt giảm 20% chi phí trong năm tới”
Giờ thì hãy chọn một “giờ tốt” để trình bày với sếp. Trong cuộc nói chuyện, bạn nên trình bày vấn đề với sếp một cách tự tin và nhiệt tình. Không nên chỉ dựa vào bài viết của bạn để “thuyết minh” thêm. Hãy cố gắng dẫn dắt để sếp bạn quan tâm và đóng góp cho những ý kiến của bạn.
Nói cách khác, sếp phải xung trận cùng bạn. Một người thuyết phục khéo sẽ để lại cảm giác nơi sếp: “Hắn có ý tưởng ban đầu tốt đấy, nhưng mình cũng góp ý khá đấy chứ” – Một tình huống “Win-Win” (mọi người cùng thắng)
Đừng quên mang bút và sổ để ghi nhận lại các ý kiến của sếp. Nếu được, thống nhất với sếp thời gian và cách thức hoàn thành việc thực hiện ý tưởng. Sau cùng, thực hiện đúng hạn và với chất lượng công việc cao những điều bạn đã thoả thuận được với sếp. Điều tối quan trọng này chứng tỏ với sếp bạn không chỉ “nói” mà còn “làm”, và làm rất được.
