Đóng dấu giáp lai thì đóng dấu bên trái hay bên phải?

Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

1. Đóng dấu giáp lai thì đóng dấu bên trái hay bên phải?

Dấu giáp lai được thực hiện khá phổ biến trong các giao dịch, văn bản và giấy tờ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ quy định về dấu giáp lai và cách đóng dấu giáp lai sau cho chuẩn nhất. Hiện nay, hoạt động đóng dấu giáp lai là một hoạt động quan trọng của công tác văn thư. Theo đó, quá trình đóng dấu giáp lai hướng tới mục tiêu đảm bảo tính xác thực, bảo toàn nguyên vẹn giấy tờ, tài liệu, ngăn chặn hành vi thay đổi nội dung văn bản hoặc làm giả các loại văn bản.

Quá trình đóng dấu giáp lai cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật. Căn cứ theo Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, có quy định về vấn đề sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật. Theo đó:

 Về vấn đề sử dụng con dấu, cần phải tuân thủ theo các quy định như sau:

• Đóng dấu cần phải rõ ràng, thẳng hàng, ngay ngắn, đúng chiều, sử dụng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định của pháp luật;

• Trong quá trình đóng dấu lên chữ ký, thì cần phải đóng dấu bao trùm lên khoảng diện tích 1/3 chữ ký về phía bên tay trái;

• Các loại giấy tờ, văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục, trong quá trình đóng dấu thì dấu cần phải được đóng lên trang đầu tiên, bao trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc bao trùm lên một phần của tên tiêu đề phụ lục;

• Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo, đóng dấu nổi trên các loại giấy tờ, văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức quy định;

• Dấu giáp lai theo quy định của pháp luật cần phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của các loại giấy tờ, văn bản hoặc phụ lục văn bản, quá trình đóng dấu giáp lai cần phải bao trùm lên một phần các loại giấy tờ đó; mỗi dấu sẽ được đóng tối đa không quá 05 văn bản.

Theo đó, điều luật nêu trên quy định về cách đóng dấu giáp lai vào văn bản. Hiện nay, pháp luật cũng chưa có quy định cụ thể về vấn đề đóng dấu giáp lai đối với ảnh, tuy nhiên trên thực tế, việc thực hiện thủ tục đóng dấu giáp lai ảnh cũng sẽ được thực hiện giống như cách đóng dấu giáp lai vào văn bản. Theo đó:

• Đóng dấu giáp lai sẽ được đóng vào mét phải phía dưới của ảnh;

• Đóng dấu giáp lai cần phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, sử dụng màu mực con dấu là màu đỏ theo quy định của pháp luật.

Như vậy, đóng dấu giáp lai cần phải đóng vào bên phía tay phải (mép phải đối với văn bản, và bên phải phía dưới đối với ảnh) theo quy định của pháp luật.

2. Các loại văn bản nào phải đóng dấu giáp lai?

Đóng dấu giáp lai có vai trò vô cùng quan trọng. Dấu giáp lai nhằm mục đích:

• Đóng dấu giáp lai giúp tránh việc thay đổi, sửa đổi nội dung trong tài liệu, giấy tờ;

• Đóng dấu giáp lai giúp đảm bảo tính khách quan của các loại giấy tờ, tài liệu;

• Tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã xác nhận trước đó.

Tuy nhiên hiện nay, chưa có bất kỳ văn bản quy phạm pháp luật nào liệt kê các loại văn bản nào cần phải được đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, căn cứ theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, có quy định về vấn đề đóng dấu giáp lai như sau: Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo, đóng dấu nổi trên các loại giấy tờ, văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức quy định cụ thể.

Như vậy, việc đóng dấu giáp lai trên các văn bản nào sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. Hay nói cách khác, việc quy định về các loại văn bản nào cần phải được đóng dấu giáp lai sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định cụ thể.

Ví dụ như: Tổng cục hải quan là cơ quan quy định cụ thể về các loại văn bản cần phải đóng dấu giáp lai bao gồm:

• Quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định giải quyết tố cáo;

• Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;

• Quyết định thanh tra, quyết định kiểm tra, quyết định ấn định thuế;

• Quyết định miễn thuế đối với các loại hàng hóa xuất nhập khẩu, quyết định kiểm tra sau khi thông quan;

• Quyết định cử cán bộ, công chức đi công tác tại nước ngoài, thông báo về việc giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo;

• Thông báo phạt chậm thực hiện nghĩa vụ, kết luận kiểm tra, kết luận thanh tra, kết luận xác minh đơn tố cáo;

• Biên bản làm việc;

• Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;

• Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng.

• Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến vấn đề kế toán thuế, thống kê số liệu tài chính, thống kê tình hình xuất nhập khẩu và một số văn bản khác.

3. Chủ thể nào có thẩm quyền quản lý con dấu của cơ quan, tổ chức?

Căn cứ theo quy định tại Điều 32 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, có quy định về vấn đề quản lý con dấu và trang thiết bị lưu khóa bí mật. Theo đó:

• Người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, sử dụng các trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức mình theo quy định của pháp luật;

• Văn thư cơ quan cần phải có một số trách nhiệm và quyền hạn như sau: Bảo quản an toàn con dấu, sử dụng con dấu có hiệu quả, bảo quản các trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở của cơ quan, tổ chức đó; văn thư chỉ được giao con dấu, giao các trang thiết bị lưu khóa bí mật cho cơ quan, tổ chức khác khi được sự đồng ý, cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền, và đồng thời quá trình bàn giao con dấu, bàn giao các trang thiết bị lưu khóa bí mật cần phải được lập thành văn bản; cần phải có nghĩa vụ trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và các bản sao của văn bản đó; chỉ được đóng dấu, tiến hành thủ tục ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan/tổ chức trực tiếp thực hiện;

• Cá nhân cần phải có trách nhiệm, nghĩa vụ tự bảo quản an toàn trang thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Như vậy, người đứng đầu cơ quan là người có thẩm quyền giao cho Văn thư quản lý con dấu, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Văn thư cơ quan khi tiếp nhận con dấu cần phải có trách nhiệm:

• Bảo quản an toàn con dấu, sử dụng con dấu có hiệu quả;

• Chỉ được giao con dấu của cơ quan, tổ chức mình cho cá nhân khác khi được sự cho phép, đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền. Đồng thời quá trình bàn giao con dấu của cơ quan, tổ chức bắt buộc phải được lập thành văn bản;

• Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào các loại văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao của các văn bản đó;

• Chỉ được thực hiện hoạt động đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào các loại giấy tờ, văn bản khi giấy tờ đó có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

• Hướng dẫn cách đóng dấu treo, cách đóng dấu giáp lai 2023
• Nhật ký thi công có được đánh máy? Đóng dấu giáp lai không?
• Quy định về đóng dấu công ty, đóng dấu giáp lai lên bản sao