Công văn mời họp là dạng công văn được sử dụng khá phổ biến và nhiều hiện nay trong các công ty, tổ chức. Bài viết dưới đây của chúng minh sẽ giúp các bạn cùng nắm bắt được Công văn mời họp là gì? Mẫu công văn mời họp, mời làm việc. Cùng tham khảo nhé.
1. Công văn mời họp là gì?
Công văn mời họp là một trong những biểu mẫu với mục đích thông báo thời gian, địa điểm của cuộc họp và nó thể hiện được tư cách là người chuyên nghiệp, Tôn trọng người mời. Trên thực tế, bất kỳ đối tượng nào nhận được lời mời tham gia hội chợ đều phải tham gia sự kiện, cuộc họp của đối tượng này là một trong những yếu tố quan trọng của đơn vị, cơ quan, công việc. mà đối tượng này là chắc chắn. cũng đóng một vai trò lớn nên không thể thiếu trong cuộc họp. Trong cuộc họp cũng cần có ý kiến, phát biểu của đối tượng này về những quyết định đã thay đổi, những chính sách mới liên quan đến đơn vị, cơ quan.
Công văn mời họp hay còn được nhiều doanh nghiệp gọi là giấy mời họp hiện nay được sử dụng rộng rãi và rất phổ biến tại các đơn vị, doanh nghiệp đặc biệt là các cơ quan Nhà nước. Thường do Phòng Hành chính – Nhân sự soạn thảo hoặc sử dụng các mẫu có sẵn đã được Giám đốc phê duyệt.
Dù nội dung cuộc họp diễn ra như thế nào thì việc soạn thảo Công văn mời họp cũng cần phải nghiêm túc để đảm bảo tính chất của cuộc họp được tổ chức. Đồng thời, khi muốn mời ai đi họp thông qua thư mời họp, bạn cũng cần trả lời đơn có nội dung cơ bản liên quan đến nội dung chính của cuộc họp để người được mời nắm được.
Công văn mời họp được sử dụng khi ai có nhu cầu tổ chức cuộc họp và cần thông báo mời họp. Bạn có thể sử dụng lời mời họp để tạo các trang tính quan trọng như sự rõ ràng.
Công văn mời họp có thể dùng cho doanh nghiệp, công ty hay bất kỳ tổ chức nào. Vì thư mời họp sẽ được gửi cho nhiều người nên cần đảm bảo tính lịch sự.
2. Mẫu công văn mời họp, mời làm việc:
2.1. Mẫu công văn mời họp, mời làm việc – mẫu 1:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
… , ngày … tháng … năm 20…
CÔNG VĂN MỜI HỌP
…(1)
Tên cơ quan, tổ chức:…trân trọng kính mời:
Ông (bà) … (2) …
Tới dự … (3) …
Thời gian:…
Địa điểm …/.
Xin đi đúng thành phần được mời và đến đúng giờ.
Trân trọng cảm ơn!
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Họ và tên |
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
(3) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…
2.2. Mẫu công văn mời họp, mời làm việc – mẫu 2:
|
CÔNG TY……. Số ____/LSHN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ………….., ngày …… tháng …… năm…… |
Kính gửi: (2)……..
Được sự đồng ý (cho phép) của (3)…….., Liên đoàn luật sư Hà Nội kính mời ông (bà)………. tham dự cuộc họp về:(4)………
Thời gian: từ ……giờ ……, ngày ……tháng ……năm…..
Địa điểm:……..
Đề nghị ông (bà) đến dự họp theo thời gian và địa điểm nêu trên.
Nếu không tham dự được, đề nghị ông (bà) báo trước …….giờ, ngày ……tháng …… năm…… theo địa chỉ:……..
Trân trọng kính chào./.
| Nơi nhận:
– ………………; |
GIÁM ĐỐC |
Chú giải:
* Mẫu công văn này sử dụng đối với trường hợp đối tượng được mời có ràng buộc trong nội bộ quản lý, khác với thư mời, được sử dụng đối với trường hợp đối tượng được mời không thuộc phạm vi quản lý nhưng có công việc liên quan.
(1) Trích yếu: Ghi “v/v mời họp”, không ghi nội dung họp, vì được nêu ở (4).
(2) Tên của cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời họp.
(3) Căn cứ mời họp.
(4) Nội dung cuộc họp.
3. Những lưu ý khi viết công văn mời họp:
Trước khi viết mẫu giấy mời họp, người viết cần xác định thành phần tham dự cuộc họp gồm những ai và mục đích của cuộc họp này là gì. Từ đó viết nội dung bức thư phù hợp với đối tượng tham gia. Thư mời họp cần đảm bảo rút ngắn thời gian, khách quan và nêu bật được tầm quan trọng của cuộc họp, không nên quá dài dòng.
Khi viết công văn mời tham gia cần chú ý những điểm cơ bản sau:
Tên cơ quan, tổ chức, người được mời: Tại mục này bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về cơ quan, tổ chức, đối tượng được mời họp. Ví dụ, nếu người mời là cá nhân thì trong thư mời cần ghi rõ họ tên, chức vụ của người mời: Ông Nguyễn Văn Dũng, chức vụ: Trưởng phòng Marketing.
Tóm tắt nội dung cuộc họp: Đây là nội dung quan trọng trong mẫu giấy mời họp. Thông qua bản tóm tắt nội dung phiên họp buổi chiều, các đại biểu sẽ hiểu được mình cần chuẩn bị những giấy tờ, tài liệu gì cho cuộc họp. Tuy nhiên, khi viết tóm tắt nội dung, bạn chỉ cần nêu nội dung một cách ngắn gọn, tóm tắt để người đó có thể nắm bắt được những nét cơ bản của cuộc họp. Phần trình bày không nên quá lan man, dài dòng gây khó hiểu cho người nhận.
Thời gian và địa điểm: Thời gian và địa điểm là điều không thể thiếu trong mẫu giấy mời họp. Khi lên kế hoạch cho một cuộc họp, người tổ chức sẽ có kế hoạch về thời gian và địa điểm cuộc họp sẽ diễn ra. Bạn cần điền chính xác các thông tin này để người tham dự có thể nắm bắt và có mặt đúng giờ trong cuộc họp.
Một số lưu ý khác mà mọi người cần chú ý khi viết giấy mời họp bao gồm:
Thông báo của người mời phải đầy đủ và chính xác
Tóm tắt nội dung cuộc họp để khách mời xác định thông tin cơ bản
Thời gian diễn ra sự kiện diễn đàn được cung cấp đầy đủ và chi tiết
Với mỗi mẫu giấy mời họp, người viết thường chỉ phải viết văn bản đề xuất, tuy nhiên vẫn có một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý đối với người mời họp, cần chuẩn bị sẵn (trang phục, văn nghệ; hài kịch). ; đã nêu…)
Cuối mỗi mẫu giấy mời họp đều phải có chữ ký của người đại diện
Tuyệt đối không được gạch bỏ, bôi bẩn, nhàu nát giấy mời họp, sẽ là thiếu tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp.
4. Mục đích của việc sử dụng công văn mời họp:
Trên thực tế, công văn mời họp được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào tính chất hoạt động của đơn vị. Mỗi trường hợp sử dụng của mẫu thư mời họp sẽ phục vụ các mục đích khác nhau. Một số trường hợp sử dụng phổ biến của giấy mời nhận diện Một số trường hợp điển hình như: Mời họp phụ huynh, họp cấp cao trong công ty, họp tổng thể, họp hội nghị,… Và với mỗi trường hợp sẽ có những cách sử dụng khác nhau. Thông thường, thư mời tham dự sẽ có các mục đích sau:
– Viết công văn mời họp là việc làm thường xuyên, rất cần thiết trong cuộc sống, trong công việc và được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức quan tâm. Ở các tổ chức đoàn thể, doanh nghiệp khi phải giải quyết một vấn đề nào đó hoặc cần sự đóng góp ý kiến của các thành viên thì thường sẽ tổ chức họp. Tại cuộc họp, các thành viên sẽ đưa ra những vấn đề, nội dung cần thảo luận và từ đó các thành viên sẽ nêu ra ý kiến cá nhân của mình rồi đưa ra giải pháp cuối cùng để giải quyết nội dung đó.
– Để tiến hành một cuộc họp, khâu đầu tiên của người tổ chức là lập kế hoạch và nội dung cuộc họp. Thông thường ở các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ khi tiến hành họp có thể thông báo, hoặc mời họp bằng cách đánh dấu, bằng ghi chép. Tuy nhiên, đối với các cơ quan, tổ chức hay công ty, tập đoàn lớn, nhiều người. Cuộc họp phải được mời bằng giấy mời hoặc thư mời. Chúng có thể được gửi trực tiếp đến những người tham dự cuộc họp hoặc chúng cũng có thể được gửi qua đường bưu điện, thậm chí có thể gửi qua thư trực tuyến.
5. Mẫu Công văn mời họp phổ biến nhất:
Công văn mời họp là văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành để mời một tập thể, cá nhân tham gia các sự kiện sắp diễn ra (họp mặt, hội nghị, hội thảo,…). Công văn mời họp là một trong những văn bản xuất hiện thường xuyên trong các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên, thực tế hiện nay, mỗi cơ quan, đơn vị lại sử dụng một mẫu giấy tờ mới khác nhau, tạo nên sự không thống nhất trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Tuy được viết khác nhau tùy từng trường hợp, từng đơn vị nhưng nhìn chung một mẫu thư mời marketing chuẩn cần truyền tải đến người nhận đầy đủ thông tin cần thiết. Những nội dung không thể thiếu trong bất kỳ văn bản mời họp nào bao gồm:
Viết tên đại lý ở góc bên trái
Tiêu đề thư mời in hoa có
Huy hiệu, tiêu đề bên phải
Kính gửi (họ và tên người mời)
Mục đích của cuộc họp
địa điểm tổ chức
Lý do tổ chức cuộc họp
Chữ ký của lãnh đạo cơ quan (hoặc chủ tọa cuộc họp)
Trước khi viết Công văn mời họp, cần xác định rõ đối tượng mời họp, hội nghị để dùng từ cho chính xác.
Tải văn bản tại đây